Documentación técnica del PPWR (anexo VII): qué debe contener el expediente antes de firmar
Qué debe contener la documentación técnica del PPWR (anexo VII): módulo A, informes de ensayo, declaraciones de proveedores y plazos de conservación desde 2026.
El documento de una página y la carpeta que hay detrás
La declaración UE de conformidad para envases cabe en una página. El anexo VIII del Reglamento (UE) 2025/40 prescribe diez elementos: identificación del envase, datos del fabricante, los requisitos cuyo cumplimiento se declara, una firma. Redactarla lleva una tarde, y la guía de la declaración de conformidad recorre cada campo.
La documentación técnica detrás de esa página es el trabajo de verdad. El anexo VII la exige. El artículo 15 le obliga a conservarla durante años. Y cuando una autoridad de vigilancia del mercado envía una solicitud motivada, no lee la declaración. Lee el expediente. Desde el 12 de agosto de 2026, cada envase introducido en el mercado de la UE necesita ambas cosas, y firmar la página única sin poseer el expediente equivale a una declaración falsa con su nombre al pie.
Esta guía cubre qué va en la carpeta, quién la conserva, durante cuánto tiempo, y cómo importadores y distribuidores comprueban que existe antes de que el dinero cambie de manos.
Módulo A: usted es el auditor
La evaluación de la conformidad del PPWR sigue el procedimiento del anexo VII: control interno de la producción, conocido en el derecho de productos de la UE como módulo A. Sin organismo notificado. Sin certificado de terceros. Sin tarifa a una entidad de inspección. El fabricante evalúa su propio envase, reúne las pruebas y declara la conformidad bajo su exclusiva responsabilidad.
Usted corrige su propio examen. Suena generoso hasta que se observa cómo está construido el sistema: el regulador no gasta nada por adelantado y se reserva el derecho de exigir el expediente completo en cualquier momento del plazo de conservación. El coste de evaluar pasó del Estado a usted. El coste de equivocarse también se quedó con usted.
El módulo A tiene una regla operativa que conviene memorizar: lo que no está documentado no ha ocurrido. Una garantía verbal de su proveedor de cartón no es nada. Un PDF fechado y firmado por ese proveedor es una prueba.
Qué exige el anexo VII
La documentación técnica debe permitir evaluar la conformidad del envase con todos los requisitos aplicables, incluido un análisis de los riesgos de no conformidad. En la práctica, el expediente contiene:
- Una descripción del envase y de su uso previsto
- Información de diseño y fabricación: planos, especificaciones, esquemas de componentes
- Materiales: de qué está hecho cada componente, con pesos
- Una lista de las normas armonizadas u otras especificaciones técnicas aplicadas, total o parcialmente, más la descripción de las soluciones adoptadas donde no se aplicó ninguna
- Resultados de los cálculos de diseño y de los exámenes efectuados
- Informes de ensayo
Ese es el esqueleto. Los artículos 5 a 12 aportan los órganos: cada requisito sustantivo genera su propia prueba, y la carpeta es el lugar donde esa prueba vive.
Qué va en la carpeta, artículo por artículo
| Sección del expediente | Base jurídica | Qué cuenta como prueba |
|---|---|---|
| Descripción del envase | Anexo VII | Fotos, planos, dimensiones, peso, lista completa de componentes |
| Materiales y composición | Anexo VII | Material por componente, fichas técnicas de los proveedores |
| Metales pesados | Artículo 5, apartado 1 | Declaración del proveedor o informe de ensayo: plomo + cadmio + mercurio + cromo hexavalente, sumados, como máximo 100 mg/kg |
| PFAS (solo contacto alimentario) | Artículo 5 | Declaración del proveedor de ausencia de PFAS añadidos intencionadamente; informe de ensayo para materiales de riesgo. Límites: 25 ppb por PFAS medido individualmente, 250 ppb para la suma, 50 ppm de flúor total |
| Reciclabilidad | Artículo 6 | Evaluación de diseño para el reciclado; actualización cuando lleguen los actos delegados |
| Minimización | Artículo 10, anexo IV | Justificación escrita de que el peso y el volumen son el mínimo necesario, argumentada según los criterios de rendimiento del anexo IV |
| Etiquetado | Artículo 12 | Arte final con los marcados exigidos |
| Normas aplicadas | Anexo VII | Lista con años de edición |
| Declaración de conformidad | Anexo VIII | La página firmada, archivada junto a todo lo que la sustenta |
El límite de 100 mg/kg para metales pesados no es nuevo. Procede de la Directiva 94/62/CE y rige desde los años noventa. Lo nuevo es la maquinaria de aplicación uniforme que lo rodea. Al reglamento no le importa lo bonita que sea su caja. Le importa que usted pueda demostrar que la tinta no es cadmio al dos por ciento.
Declaración del proveedor o ensayo propio de laboratorio
No toda fila de la tabla necesita una factura de laboratorio. La pregunta es quién posee ya los datos.
Una declaración del proveedor suele bastar cuando:
- el material es estándar y el proveedor lo ensaya dentro de su propio programa de cumplimiento
- el envase no es de contacto alimentario
- usted compra envases terminados y no les cambia nada
Encargue su propio ensayo cuando:
- el envase es de contacto alimentario y el material presenta un riesgo PFAS conocido: papel antigrasa, fibra moldeada, cartón estucado
- la declaración del proveedor es vaga, carece de fecha o no cita con cifras los límites de 100 mg/kg y de PFAS
- usted imprime, recubre o lamina el envase tras la compra, porque su modificación queda fuera de la declaración del proveedor
- el proveedor se niega a poner cifras por escrito
Un proveedor que rehúsa escribir «por debajo de 100 mg/kg» en un documento firmado le está diciendo algo. Conviene escucharlo.
Sea cual sea la vía, mantenga aburrida la cadena de custodia: referencia de muestra, fecha, laboratorio, método, resultado, archivados junto a la declaración que el ensayo confirma o sustituye.
Quién conserva el expediente, y durante cuánto tiempo
Artículo 15: el fabricante conserva la documentación técnica y la declaración de conformidad durante 5 años tras la introducción en el mercado del envase de un solo uso, y 10 años para el envase reutilizable. El plazo corre desde la introducción en el mercado, así que un tipo de envase que usted expide de forma continua lo reinicia con cada lote. Traducción práctica: conserve el expediente mientras venda el envase, más cinco años.
Si designó un representante autorizado, el mandato debe cubrir mantener la declaración y la documentación técnica a disposición de las autoridades.
Los importadores conservan una copia de la declaración de conformidad y deben poder facilitar la documentación técnica cuando se les pida. Lo que nos lleva a la parte en la que el papeleo ajeno se convierte en su problema.
Artículos 18 y 19: el expediente se comprueba antes que la aduana
El artículo 18 compromete a los importadores antes de que la mercancía se mueva. Antes de introducir productos envasados en el mercado de la UE, el importador verifica que:
- el fabricante llevó a cabo la evaluación de la conformidad del anexo VII
- la documentación técnica ha sido elaborada
- la declaración de conformidad existe
- el envase lleva el etiquetado exigido
Un importador con motivos para creer que el envase no es conforme debe retenerlo hasta que lo sea. «Di por hecho que la fábrica se encargaba» no es un procedimiento de evaluación de la conformidad reconocido.
El artículo 19 da a los distribuidores una versión más ligera: verificar el etiquetado y verificar que fabricante e importador cumplieron sus obligaciones, incluida la elaboración de la declaración. Más ligera, no opcional.
La consecuencia comercial: el expediente técnico es ahora un documento de compras. Los compradores de la UE han empezado a pedir pruebas de su existencia antes de firmar pedidos, por la sensata razón de que sus propias obligaciones de los artículos 18 y 19 dependen de él. Venda envases o productos envasados a la UE y «envíenos la documentación del anexo VII» aparecerá en la due diligence, justo al lado del certificado de seguro.
Antes de firmar nada: las cinco peticiones
Tanto si es el importador que firma un pedido como la marca que aprueba un envase nuevo, pida primero cinco cosas:
- La declaración de conformidad firmada según el anexo VIII para el tipo de envase exacto
- La prueba de metales pesados: declaración o informe de ensayo que cite el límite de 100 mg/kg
- Para contacto alimentario: la declaración PFAS que aborde con cifras los 25 ppb, 250 ppb y 50 ppm
- La justificación de minimización según el anexo IV
- La confirmación de quién guarda el expediente técnico completo y durante cuánto tiempo
El silencio ante cualquiera de las cinco es su respuesta.
Encuentre sus carencias en diez minutos
El asistente de Complydex incluye una comprobación gratuita de carencias documentales: responda unas preguntas sobre su envase y le señalará, requisito por requisito, qué pruebas faltan en su expediente del anexo VII. Iniciar la comprobación gratuita de carencias.
Para la página única que corona el expediente, consulte la guía de la declaración de conformidad. Para la lista completa de tareas hasta agosto de 2026, la checklist de cumplimiento del PPWR cubre los otros siete pasos.