Documentazione tecnica PPWR (allegato VII): cosa deve contenere il fascicolo prima di firmare
Cosa deve contenere la documentazione tecnica PPWR (allegato VII): modulo A, rapporti di prova, dichiarazioni dei fornitori e tempi di conservazione dal 2026.
Il documento di una pagina e il fascicolo che c'è dietro
La dichiarazione di conformità UE per gli imballaggi sta in una pagina. L'allegato VIII del regolamento (UE) 2025/40 prescrive dieci elementi: identificazione dell'imballaggio, dati del fabbricante, i requisiti di cui si dichiara il rispetto, una firma. Redigerla richiede un pomeriggio, e la guida alla dichiarazione di conformità percorre ogni campo.
La documentazione tecnica dietro quella pagina è il lavoro vero. L'allegato VII la esige. L'articolo 15 obbliga a conservarla per anni. E quando un'autorità di vigilanza del mercato invia una richiesta motivata, non legge la dichiarazione. Legge il fascicolo. Dal 12 agosto 2026 ogni imballaggio immesso sul mercato UE richiede entrambi, e firmare la pagina singola senza possedere il fascicolo equivale a una dichiarazione falsa con il proprio nome in calce.
Questa guida copre cosa va nel fascicolo, chi lo conserva, per quanto tempo, e come importatori e distributori verificano che esista prima che i soldi cambino di mano.
Modulo A: l'auditor siete voi
La valutazione della conformità PPWR segue la procedura dell'allegato VII: controllo interno della produzione, noto nel diritto UE dei prodotti come modulo A. Nessun organismo notificato. Nessun certificato di terzi. Nessuna tariffa a un ente di ispezione. Il fabbricante valuta il proprio imballaggio, raccoglie le prove e dichiara la conformità sotto la propria esclusiva responsabilità.
Correggete il vostro stesso compito in classe. Suona generoso, finché non si guarda come è costruito il sistema: il regolatore non spende nulla in anticipo e si riserva il diritto di esigere il fascicolo completo in qualsiasi momento del periodo di conservazione. Il costo della valutazione è passato dallo Stato a voi. Il costo dell'errore è rimasto anch'esso a voi.
Il modulo A ha una regola operativa da memorizzare: ciò che non è documentato non è accaduto. Una rassicurazione verbale del vostro fornitore di cartone non vale nulla. Un PDF datato e firmato da quel fornitore vale come prova.
Cosa esige l'allegato VII
La documentazione tecnica deve consentire di valutare la conformità dell'imballaggio a tutti i requisiti applicabili, inclusa un'analisi dei rischi di non conformità. In pratica il fascicolo contiene:
- Una descrizione dell'imballaggio e dell'uso previsto
- Informazioni su progettazione e fabbricazione: disegni, specifiche, schemi dei componenti
- Materiali: di cosa è fatto ogni componente, con i pesi
- Un elenco delle norme armonizzate o altre specifiche tecniche applicate, in tutto o in parte, più la descrizione delle soluzioni adottate dove nessuna è stata applicata
- Risultati dei calcoli di progettazione e degli esami effettuati
- Rapporti di prova
Questo è lo scheletro. Gli articoli da 5 a 12 forniscono gli organi: ogni requisito sostanziale genera la propria prova, e il fascicolo è il luogo dove quella prova vive.
Cosa va nel fascicolo, articolo per articolo
| Sezione del fascicolo | Base giuridica | Cosa conta come prova |
|---|---|---|
| Descrizione dell'imballaggio | Allegato VII | Foto, disegni, dimensioni, peso, elenco completo dei componenti |
| Materiali e composizione | Allegato VII | Materiale per componente, schede tecniche dei fornitori |
| Metalli pesanti | Articolo 5, paragrafo 1 | Dichiarazione del fornitore o rapporto di prova: piombo + cadmio + mercurio + cromo esavalente, sommati, al massimo 100 mg/kg |
| PFAS (solo contatto alimentare) | Articolo 5 | Dichiarazione del fornitore di assenza di PFAS aggiunti intenzionalmente; rapporto di prova per i materiali a rischio. Limiti: 25 ppb per singolo PFAS misurato, 250 ppb per la somma, 50 ppm di fluoro totale |
| Riciclabilità | Articolo 6 | Valutazione di progettazione per il riciclaggio; aggiornamento all'arrivo degli atti delegati |
| Minimizzazione | Articolo 10, allegato IV | Giustificazione scritta che peso e volume sono il minimo necessario, argomentata secondo i criteri di prestazione dell'allegato IV |
| Etichettatura | Articolo 12 | Grafica finale con le marcature richieste |
| Norme applicate | Allegato VII | Elenco con anni di edizione |
| Dichiarazione di conformità | Allegato VIII | La pagina firmata, archiviata con tutto ciò che la sostiene |
Il limite di 100 mg/kg per i metalli pesanti non è una novità. Arriva dalla direttiva 94/62/CE e vale dagli anni Novanta. La novità è la macchina di applicazione uniforme che gli sta intorno. Al regolamento non interessa quanto sia bella la vostra scatola. Interessa che possiate dimostrare che l'inchiostro non è cadmio al due per cento.
Dichiarazione del fornitore o prova di laboratorio propria
Non ogni riga della tabella richiede una fattura di laboratorio. La domanda è chi possiede già i dati.
Una dichiarazione del fornitore di norma basta quando:
- il materiale è standard e il fornitore lo testa nell'ambito del proprio programma di conformità
- l'imballaggio non è a contatto alimentare
- comprate imballaggi finiti e non li modificate in nulla
Commissionate una prova vostra quando:
- l'imballaggio è a contatto alimentare e il materiale presenta un rischio PFAS noto: carta antigrasso, fibra stampata, cartone patinato
- la dichiarazione del fornitore è vaga, senza data, o non cita in cifre i limiti di 100 mg/kg e PFAS
- stampate, rivestite o accoppiate l'imballaggio dopo l'acquisto, perché la vostra modifica esce dal perimetro della dichiarazione del fornitore
- il fornitore si rifiuta di mettere numeri per iscritto
Un fornitore che rifiuta di scrivere «sotto i 100 mg/kg» in un documento firmato vi sta dicendo qualcosa. Vale la pena ascoltare.
Qualunque sia la strada, mantenete noiosa la catena di custodia: riferimento del campione, data, laboratorio, metodo, risultato, archiviati accanto alla dichiarazione che la prova conferma o sostituisce.
Chi conserva il fascicolo, e per quanto tempo
Articolo 15: il fabbricante conserva la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità per 5 anni dopo l'immissione sul mercato dell'imballaggio monouso, e per 10 anni per l'imballaggio riutilizzabile. Il termine decorre dall'immissione sul mercato, quindi un tipo di imballaggio spedito in continuo lo fa ripartire con ogni lotto. Traduzione pratica: conservate il fascicolo finché vendete l'imballaggio, più cinque anni.
Se avete nominato un rappresentante autorizzato, il mandato deve coprire la tenuta della dichiarazione e della documentazione tecnica a disposizione delle autorità.
Gli importatori conservano una copia della dichiarazione di conformità e devono poter rendere disponibile la documentazione tecnica su richiesta. Il che ci porta alla parte in cui le carte degli altri diventano un problema vostro.
Articoli 18 e 19: il fascicolo viene controllato prima della dogana
L'articolo 18 vincola gli importatori prima che la merce si muova. Prima di immettere prodotti imballati sul mercato UE, l'importatore verifica che:
- il fabbricante abbia svolto la valutazione della conformità dell'allegato VII
- la documentazione tecnica sia stata redatta
- la dichiarazione di conformità esista
- l'imballaggio rechi l'etichettatura richiesta
Un importatore con motivi di ritenere l'imballaggio non conforme deve trattenerlo finché non lo diventa. «Davo per scontato che ci pensasse la fabbrica» non è una procedura di valutazione della conformità riconosciuta.
L'articolo 19 assegna ai distributori una versione più leggera: verificare l'etichettatura e verificare che fabbricante e importatore abbiano rispettato i loro obblighi, compresa la redazione della dichiarazione. Più leggera, non facoltativa.
La conseguenza commerciale: il fascicolo tecnico è ormai un documento d'acquisto. I compratori UE hanno iniziato a chiedere prova della sua esistenza prima di firmare gli ordini, per la sensata ragione che i loro stessi obblighi degli articoli 18 e 19 ne dipendono. Vendete imballaggi o merci imballate verso l'UE e «inviateci la documentazione dell'allegato VII» comparirà nella due diligence, proprio accanto al certificato assicurativo.
Prima di firmare qualsiasi cosa: le cinque richieste
Che siate l'importatore che firma un ordine o il marchio che approva un nuovo imballaggio, chiedete prima cinque cose:
- La dichiarazione di conformità firmata secondo l'allegato VIII per l'esatto tipo di imballaggio
- La prova sui metalli pesanti: dichiarazione o rapporto di prova che citi il limite di 100 mg/kg
- Per il contatto alimentare: la dichiarazione PFAS che affronti in cifre i 25 ppb, 250 ppb e 50 ppm
- La giustificazione di minimizzazione secondo l'allegato IV
- La conferma di chi detiene il fascicolo tecnico completo e per quanto tempo
Il silenzio su uno qualsiasi dei cinque punti è la vostra risposta.
Trovate le vostre lacune in dieci minuti
Il wizard di Complydex include una verifica gratuita delle lacune documentali: rispondete a poche domande sul vostro imballaggio e vi segnala, requisito per requisito, quali prove mancano nel vostro fascicolo dell'allegato VII. Avviare la verifica gratuita delle lacune.
Per la pagina singola in cima al fascicolo, consultate la guida alla dichiarazione di conformità. Per l'elenco completo delle attività entro agosto 2026, la checklist di conformità PPWR copre gli altri sette passaggi.