PPWR-Dokumente vom Lieferanten: die 5 Unterlagen und das Anschreiben

Ihr Konformitätsnachweis liegt im Aktenschrank eines anderen

Fünf Dokumente. Mehr braucht Ihre technische PPWR-Dokumentation von Ihrem Verpackungslieferanten nicht, und die meisten Händler besitzen derzeit keines davon.

Das strukturelle Problem: Die Verordnung (EU) 2025/40 gilt ab dem 12. August 2026. Wer ab diesem Datum Verpackungen auf dem EU-Markt bereitstellt, muss eine Konformitätserklärung mit technischer Dokumentation vorhalten. Die Fakten, die diese Dokumentation belegen muss, Schwermetallsummen, PFAS-Gehalte, Materialzusammensetzung, liegen aber im Laborordner Ihres Lieferanten. Sie verkaufen Kerzen. Er hat den Karton gemacht. Die Verordnung erwartet, dass Sie für Chemie geradestehen, die Sie nie angefasst haben.

Die Lösung ist Verwaltungsarbeit, keine Chemie: fünf konkrete Dokumente anfordern, schriftlich, mit Frist. Dieser Beitrag liefert die Liste, das fertige Anschreiben, eine chinesische Version für Werke in Guangdong, den Eskalationspfad bei Schweigen und die Ablagestruktur für alles, was eintrifft. Wer seine Pflichten noch nicht komplett kartiert hat, beginnt mit der PPWR-Checkliste und kommt dann zurück.

Die 5 anzufordernden Dokumente

1. Die Konformitätserklärung des Lieferanten. Eine Seite nach dem Muster in Anhang VIII, von einer benannten Person unterschrieben, mit Auflistung der abgedeckten Verpackungen. Das ist das Ankerdokument. Alles andere stützt es.

2. Schwermetallnachweis. Die Summe aus Blei, Cadmium, Quecksilber und sechswertigem Chrom darf 100 mg/kg nicht überschreiten. Der Grenzwert stammt aus der alten Verpackungsrichtlinie, jeder kompetente Lieferant hat also bereits Daten. Am besten ein Prüfbericht eines akkreditierten Labors. Eine unterschriebene Erklärung mit Verweis auf Prüfdaten geht auch.

3. PFAS-Prüfbericht, nur bei Lebensmittelkontakt. Ab dem 12. August 2026 gelten für Lebensmittelkontakt-Verpackungen die Grenzwerte 25 ppb für einzelne gezielt gemessene PFAS, 250 ppb für die Summe und 50 ppm für PFAS einschließlich Polymere. Kommt Ihre Verpackung nie mit Lebensmitteln in Berührung, überspringen Sie die Zeile und sparen die Laborgebühr.

4. Materialzusammensetzung und Recyclingfähigkeit. Materialien, Anteile, Beschichtungen, Druckfarben, Klebstoffe. Sie brauchen das für die recyclinggerechte Gestaltung und separat für EPR-Mengenmeldungen. Eine Tabelle vom Lieferanten deckt beides ab.

5. Minimierungsdaten. Artikel 10 verlangt die Reduktion der Verpackung auf das notwendige Minimum. Fragen Sie nach Gewicht, Volumen und der Designbegründung für die aktuellen Abmessungen. Wer den Karton sauber dimensioniert hat, erklärt das in drei Sätzen.

Wie man fragt

Drei Regeln. Nennen Sie die konkreten Artikel oder SKUs, denn "alle unsere Verpackungen" liefert nichts. Setzen Sie eine Frist von drei bis vier Wochen. Schicken Sie die Mail an Ihren Vertriebskontakt und in Kopie an die Qualitätsabteilung, falls bekannt. Lieferanten beantworten konkrete Anfragen. Vage Anfragen bekommen vage Freundlichkeit zurück.

Zum Kopieren:

Betreff: PPWR-Konformitätsunterlagen bis [Datum]

Sehr geehrte/r [Name],

wir beziehen von Ihnen [Artikel / SKU-Liste]. Ab dem 12. August 2026 verpflichtet uns die Verordnung (EU) 2025/40 (EU-Verpackungsverordnung, PPWR), für jede Verpackung, die wir auf dem EU-Markt bereitstellen, Konformitätsunterlagen vorzuhalten. Für unsere technische Dokumentation bitten wir bis [Datum] um folgende Unterlagen:

1. Ihre Konformitätserklärung für die oben genannten Verpackungen (Artikel 5 bis 12 der Verordnung (EU) 2025/40).
2. Prüfbericht oder schriftliche Erklärung zu Schwermetallen: Summe aus Blei, Cadmium, Quecksilber und sechswertigem Chrom höchstens 100 mg/kg.
3. Bei Lebensmittelkontakt: PFAS-Prüfbericht zu den Grenzwerten 25 ppb (einzelner PFAS), 250 ppb (Summe) und 50 ppm (PFAS einschließlich Polymere).
4. Materialzusammensetzung und Angaben zur Recyclingfähigkeit: Materialien, Anteile, Beschichtungen, Druckfarben, Klebstoffe.
5. Daten zur Verpackungsminimierung: Gewicht, Volumen und Begründung der aktuellen Abmessungen.

Sollten einzelne Unterlagen noch nicht vorliegen, teilen Sie uns bitte mit, welche das sind und bis wann Sie sie bereitstellen können.

Mit freundlichen Grüßen [Name] [Firma, Funktion]

Wenn Ihr Lieferant in China sitzt: diese Version senden

Ein großer Teil der europäischen E-Commerce-Verpackungen wird in China konfektioniert. Senden Sie die chinesische Version unten zusammen mit einer englischen Fassung in einer einzigen E-Mail: Der Vertrieb liest die eine, der Qualitätsingenieur die andere, und Ihre Anfrage hängt nicht mehr davon ab, wer im Werk gerade der Übersetzungs-App am nächsten sitzt. Das Englisch Ihres Account-Managers ist vermutlich gut. Die Person mit den Prüfberichten sieht Ihre englische Mail womöglich nie.

主题：欧盟法规 (EU) 2025/40 (PPWR) 合规文件请求，请于 [日期] 前回复

尊敬的 [联系人姓名]：

您好。我们是贵司包装产品的采购客户 [公司名称]，采购型号为 [产品/SKU 清单]。根据欧盟《包装与包装废弃物法规》(EU) 2025/40（PPWR），自 2026 年 8 月 12 日起，投放欧盟市场的所有包装必须符合该法规要求，我方需为每种包装建立合规技术文件。为此，请贵司于 [日期] 前提供以下文件：

1. 符合性声明（Declaration of Conformity），确认所供包装符合法规 (EU) 2025/40 第 5 至 12 条的要求；
2. 重金属检测报告或书面声明：铅、镉、汞、六价铬四项总和不超过 100 mg/kg；
3. 如为食品接触包装：PFAS（全氟及多氟烷基物质）检测报告，限值为单项 25 ppb、总和 250 ppb、含聚合物在内总量 50 ppm；
4. 材料成分说明及可回收性信息：材料种类、比例、涂层、油墨、粘合剂；
5. 包装减量化数据：重量、体积及现有尺寸的设计依据。

如部分文件暂不齐备，请告知目前可提供的检测报告或第三方认证，以及补齐所缺文件的预计时间。

感谢贵司的配合，期待您的回复。

此致 敬礼

[姓名] [公司名称]，[职位] [电子邮箱] / [电话]

Wenn der Lieferant mauert oder außerhalb der EU sitzt

Schweigen bedeutet meist eines von zwei Dingen: Die Dokumente existieren noch nicht, oder Ihr Kontakt weiß nicht, wo sie liegen. Einmal zur Frist schriftlich nachfassen. Danach nach Lieferantentyp unterscheiden.

Ihr Lieferant ist ein Verarbeiter. Die meisten Verpackungslieferanten kaufen Karton, Folie oder Granulat zu und verarbeiten es. Ihre Anfrage nach dem Schwermetallbericht wandert erst die Lieferkette hinauf, bevor sie zu Ihnen zurückkommt. Das kostet Wochen. Ein Grund für Verzögerung, kein Grund für Fehlen: Frist halten, Statustermin vereinbaren.

Ihr Lieferant sitzt außerhalb der EU und Sie importieren. Dann landen die Herstellerpflichten der PPWR faktisch bei Ihnen, und ein Achselzucken aus dem Werk gibt sie nicht zurück. Der Leitfaden für Nicht-EU-Verkäufer erklärt die Rollenlogik im Detail. Praktisch heißt das: Liefert das Werk keine Prüfberichte, beauftragen Sie eigene Tests. Ein Schwermetall-Screening für ein Material ist Laborroutine. Eine gezielte PFAS-Analyse dauert länger und kostet mehr. Planen Sie beides ein, wenn Sie Lebensmittelkontakt-Verpackungen von einem Lieferanten beziehen, der Compliance-Fragen mit Produktfotos beantwortet.

Der Lieferant bietet statt Dokumenten einen Rabatt an. Nehmen Sie den Rabatt. Fordern Sie weiter die Dokumente.

Warnsignale in Lieferantenantworten

• "Unsere Verpackung ist umweltfreundlich." Das ist ein Satz, kein Dokument. Gleiches gilt für "grün", "nachhaltig" und "100 % recycelbar" ohne Daten.
• Ein Zertifikat für ein anderes Produkt. Prüfen Sie, ob Material, Farbe und Beschichtung im Bericht zu dem passen, was Sie tatsächlich kaufen. Lieferanten recyceln Papierkram zuverlässiger als Verpackungen.
• Undatierte oder uralte Prüfberichte. Ein Bericht von vor der letzten Spezifikationsänderung belegt die alte Spezifikation.
• "REACH-konform" oder "FDA-zugelassen" als PPWR-Nachweis. Andere Gesetze, andere Stoffe, andere Grenzwerte. Verwandt, nicht gleichwertig.
• Kein Labor, keine Methode, keine Norm. Ein nicht nachvollziehbares Ergebnis ist eine Zahl in einem PDF.
• Eine Konformitätserklärung ohne Unterschrift. Anhang VIII erwartet Name und Funktion. Eine unsignierte Erklärung ist ein Entwurf.

Auf jede dieser Antworten folgt genau eine weitere Mail: Lücke benennen, Frist wiederholen, nach der Machbarkeit fragen. Ist die zweite Antwort wieder eine Broschüre, holen Sie Angebote für eigene Tests ein.

Ablage: die technische Dokumentation nach Anhang VII

Die PPWR erwartet, dass die Konformitätserklärung auf einer technischen Dokumentation nach Anhang VII aufsetzt. Halten Sie es langweilig und einheitlich: ein Ordner pro Verpackungstyp mit Beschreibung der Verpackung, Lieferanten-Konformitätserklärung, Prüfberichten, Materialzusammensetzung und Minimierungsbegründung. Aufbewahrung: fünf Jahre ab Bereitstellung auf dem Markt, zehn bei Mehrwegverpackungen. Wenn die Marktüberwachung fragt, soll der Zugriff Minuten dauern, denn die Alternative sieht nach Nichtkonformität aus, selbst wenn es nur Unordnung ist.

Ihre persönliche Version des Anschreibens

Der complydex-Assistent erstellt kostenlos eine personalisierte Version dieses Anschreibens, ausgefüllt mit Ihren Verpackungstypen und Ihrer Lieferantensituation: zum Assistenten. Verschicken Sie es diese Woche. Drei bis vier Wochen Lieferanten-Vorlauf sind nur günstig, solange der August noch weit weg ist.